Dokumentasi SIJAMU Mahardika

SIJAMU Mahardika adalah Sistem Informasi Penjaminan Mutu Internal berbasis web yang memungkinkan perguruan tinggi mengelola seluruh siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, Peningkatan) secara digital, terstruktur, dan akuntabel.

Setelah login, Anda melihat Dasbor yang isinya menyesuaikan peran. Pilihan Tahun Akademik di kanan atas mengganti data yang ditampilkan, dan halaman memperbarui diri saat ada perubahan data.

• Angka utama - Untuk Admin: skor mutu institusi dan statusnya, jumlah audit selesai, temuan yang sudah punya RTL, dan kegiatan yang sedang berjalan. Untuk peran lain: audit dan RTM yang melibatkan Anda, tenggat terdekat, dan jumlah dokumen SPMI.
• Tugas Saya - Audit dan RTM aktif yang melibatkan Anda beserta peran, tahap, dan sisa hari. Yang melewati tenggat ditandai merah.
• Siklus Pelaporan Mutu - Tujuh langkah SPO Pelaporan Mutu (butir 5.1 sampai 5.7) dengan keadaan Selesai, Berjalan, atau Menunggu. Klik langkah untuk membuka menunya.
• Capaian terhadap Target (Admin) - Skor tiap unit atau tiap kriteria dibanding target 4,00, terendah lebih dulu, dan diagram sebaran status indikator.
• Agenda dan Tenggat (Admin) - Seluruh AMI dan RTM yang sedang berjalan, tenggat terdekat lebih dulu.
• Pengajuan Terbaru (Admin) - Lima pengajuan AMI, RTM, atau RTL terakhir dari halaman utama.
• Kegiatan per Bulan - Jumlah jadwal AMI dan RTM dari Agustus sampai Juli.

Skor per unit hanya tampil untuk Admin karena hasil audit dilindungi token. Peran lain melihat ringkasan mutu institusi setelah Laporan Tahunan Mutu disahkan.

Menu Pengaturan (grup Sistem di sidebar) hanya dapat dibuka oleh Admin dan Super Admin. Semua perubahan langsung berlaku tanpa mengubah berkas .env. Terdiri dari beberapa tab:

White Label

• Identitas Sistem - Nama sistem, sub judul, deskripsi, dan teks kaki "Powered By".
• Identitas Institusi - Nama institusi, singkatan, lembaga penjaminan mutu, dan situs web. Dipakai di laporan (placeholder {institusi}), halaman utama, dan metadata.
• Logo dan Favicon - Logo mode terang dan gelap, favicon, tinggi logo, dan pilihan menampilkan nama di samping logo. Tampil di panel, login, halaman utama, dan sampul laporan.
• Warna Utama dan Kontak Publik (email dan telepon di halaman utama; email publik juga menerima pengajuan AMI, RTM, dan RTL).

Halaman Utama

• Pilih bagian yang ditampilkan: Fitur, Siklus PPEPP, Statistik, Ringkasan Mutu, FAQ, Formulir Pengajuan, dan Ajakan Penutup.
• Ubah judul pembuka, kartu fitur, sumber angka statistik (otomatis dari data atau diisi sendiri), dan pilihan jabatan pada formulir pengajuan.
• Teks boleh memakai {nama_sistem}, {institusi}, {institusi_singkat}, dan {lembaga} agar mengikuti White Label.

SEO dan Metadata

• Judul, Deskripsi, Kata Kunci, Penulis - Bila kosong, mengikuti White Label. Pratinjau hasil pencarian tampil langsung.
• Gambar Pratinjau Tautan - Gambar saat tautan dibagikan di WhatsApp atau media sosial (1200x630px).
• Pengindeksan - Izinkan atau larang mesin pencari. Pilihan ini juga mengatur /robots.txt dan /sitemap.xml yang dibuat otomatis. Panel admin selalu tidak diindeks.
• Google Search Console dan Google Analytics 4 - Kode verifikasi dan Measurement ID.

Dokumen Laporan

• Format - Jenis huruf (bawaan Times New Roman), ukuran, spasi baris 1,15 / 1,5 / 2, kertas A4 atau F4, dan kota penandatanganan. Berlaku untuk semua laporan PDF dan DOCX.
• Kop Surat dan Footer - Berupa teks dari editor (bisa tabel dan gambar) atau berupa gambar.

Sampul dan Kata Pengantar

Untuk Laporan AMI, RTM, RTL, dan Laporan Tahunan Mutu. Sampul memakai desain bawaan atau dibuat sendiri di editor, dengan pratinjau langsung di sampingnya. Placeholder seperti {unit}, {tahun_akademik}, dan {institusi} diganti otomatis.

Pengesahan

Pilih pejabat penandatangan untuk setiap jenis laporan. Urutan pilihan menentukan posisi tanda tangan dari kiri ke kanan. Pilihan "Dekan fakultas unit yang diaudit" otomatis memakai dekan sesuai unit.

Email

• SMTP Host, Port, Username, App Password, dan Enkripsi (TLS/SSL). Password disimpan terenkripsi dan tidak ditampilkan kembali.
• Alamat Pengirim dan Nama Pengirim; tombol Kirim Email Percobaan menguji isian sebelum disimpan. Pengiriman email bisa dimatikan sepenuhnya.

Sistem

• Zona Waktu - WIB, WITA, atau WIT; dipakai untuk rentang pengisian, audit, dan RTM.
• Status Capaian Mutu - Ambang skor untuk status Capai dan Perlu Peningkatan (bawaan 3,50 dan 2,50).
• Pembaruan Data Real-Time - Mode otomatis, websocket, polling, atau nonaktif, beserta interval polling.

Pejabat Penandatangan dan Tanda Tangan Saya

Menu Pejabat Penandatangan (grup Sistem) berisi jabatan, nama lengkap dengan gelar, jenis dan nomor induk (NIK, NIDN, NIP, atau NUPTK), serta tanda tangan yang diunggah atau digambar langsung. Bila pejabat dikaitkan ke Akun Pengguna, pejabat tersebut mendapat menu Tanda Tangan Saya untuk mengisi tanda tangannya sendiri.

Admin dan Super Admin dapat menambah, mengedit, dan menghapus akun melalui menu Sistem > Pengguna.

Kelola instrumen akreditasi BAN-PT yang menjadi dasar audit internal. Struktur hierarkinya:

• Kelola lewat grup menu Data Master: Instrumen, Kriteria, Sub Kriteria, dan Butir. Setiap butir memiliki bobot yang dipakai saat menghitung skor rata-rata.
• Menu Dokumen Pendukung berisi daftar dokumen yang diperiksa pada Checklist Dokumen (Formulir Audit Dokumen). Setiap dokumen ditempelkan pada satu sub kriteria, atau langsung pada kriteria dengan nama kelompok (mis. "C.1.4 Kesesuaian VMTS PS dan UPPS") seperti formulir Lembaga Penjaminan Mutu. Dokumen yang sudah diperiksa pada suatu audit tidak dapat dihapus.

Manajemen FAQ

Menu FAQ memungkinkan Super Admin mengelola daftar pertanyaan yang sering diajukan di landing page.

• Tambah/edit pertanyaan dan jawaban (mendukung Rich Text).
• Atur urutan tampilan dengan kolom Urutan.
• Aktifkan/nonaktifkan FAQ individual dengan toggle Status Aktif.

Pengajuan Masuk

Program studi dan unit kerja dapat mengajukan AMI, RTM, atau RTL lewat formulir di halaman utama dengan mengisi nama, jabatan, program studi atau unit, email, dan alasan. Setiap pengajuan masuk ke menu Pengajuan Masuk.

• Pengajuan yang belum dibaca ditandai dengan badge merah di sidebar.
• Klik pada pengajuan untuk membaca rinciannya dan otomatis menandainya sebagai "Sudah Dibaca".
• Tombol Jadwalkan membuka formulir jadwal AMI atau daftar jadwal RTM untuk menindaklanjuti pengajuan.
• Formulir yang sama menerima pengajuan Akun Auditor dan Akun Auditee. Akun tidak dibuat otomatis: Super Admin menekan Buat Akun pada pengajuan itu, lalu formulir Pengguna terbuka dengan nama, email, dan peran yang sudah terisi, tinggal menentukan kata sandi. Bila emailnya sudah punya akun, tombol membuka akun tersebut agar perannya bisa ditambah.
• Jika konfigurasi SMTP aktif, setiap pengajuan diteruskan ke Email Publik dan salinannya dikirim ke pengaju secara otomatis.
• Judul bagian dan pilihan jabatan diatur di Pengaturan > Halaman Utama.

Alur di sistem mengikuti SPO Pelaporan Mutu. Setiap langkah prosedur dikerjakan pada menu berikut:

• 5.1 Pengumpulan data mutu - Program studi dan unit kerja mengisi bukti tiap indikator di Audit > Pelaksanaan (Lengkapi Dokumen).
• 5.2 Evaluasi dan AMI - Auditor menilai di Audit > Pelaksanaan; hasilnya menjadi Laporan AMI di Hasil Audit.
• 5.3 Draf Laporan Tahunan Mutu - Menu Pelaporan Mutu > Laporan Tahunan Mutu, tombol Susun Laporan. Sistem mengompilasi seluruh audit yang selesai pada satu tahun akademik, membandingkan target dengan capaian, dan menentukan status Capai, Perlu Peningkatan, atau Tidak Capai.
• 5.4 RTM dan RTL - Grup menu RTM dan RTL. Rencana tindak lanjut diisi pada Pelaksanaan RTM dan direkap di Rencana Tindak Lanjut.
• 5.5 Pengesahan - Isi Nomor dan Tanggal SK Rektor pada laporan, lalu tekan Sahkan. Tanda tangan pejabat dari Pengaturan > Pengesahan disematkan.
• 5.6 Pelaporan ke PD Dikti - Catat tanggal dan bukti lapor tiap semester pada bagian Pelaporan ke PD Dikti. Daftar laporan menunjukkan berapa semester yang sudah dilaporkan.
• 5.7 Publikasi dan distribusi - Tombol Distribusikan mengirim laporan (PDF) ke pimpinan unit lewat email. Sakelar Publikasi menampilkan ringkasan mutu institusi di halaman utama. Laporan AMI, RTM, dan RTL dipublikasikan terpisah, lihat Publikasi Laporan.

Status Capaian

Target setiap indikator adalah skor 4 (Temuan Positif). Per indikator: Temuan Positif berarti Capai, Observasi berarti Perlu Peningkatan, KTS Minor dan KTS Mayor berarti Tidak Capai. Status unit, kriteria, dan institusi memakai skor rata-rata tertimbang dengan ambang yang diatur di Pengaturan > Sistem > Status Capaian Mutu (bawaan: Capai mulai 3,50 dan Perlu Peningkatan mulai 2,50).

Hak Akses

Draf hanya terlihat oleh Admin dan Super Admin. Setelah disahkan, seluruh pengguna dapat melihat dan mengunduh laporan dari menu yang sama.

Laporan AMI, RTM, dan RTL yang sudah disahkan dapat dipublikasikan ke halaman Publikasi, yang terbuka tanpa login. Halaman ini dapat ditunjukkan kepada asesor saat akreditasi.

• Laporan AMI - Tombol Publikasikan Laporan AMI di Audit > Hasil Audit (tabel maupun halaman detail), aktif setelah laporan disahkan.
• Laporan RTM dan RTL - Tombol publikasi di Hasil RTM dan Rencana Tindak Lanjut, tersedia setelah RTM selesai dan laporannya disahkan. Keduanya dipublikasikan terpisah.
• Tarik Publikasi - Laporan hilang dari halaman Publikasi dan tautannya berhenti berfungsi. Laporan dapat dipublikasikan kembali kapan saja.
• Saringan - Pengunjung menyaring dokumen per jenis, tahun akademik, periode, fakultas, program studi, atau nama unit.

Struktur organisasi dikelola di grup menu Manajemen:

Fakultas

• Tambah, edit, dan hapus fakultas beserta singkatannya.
• Setiap fakultas menjadi induk dari satu atau lebih program studi.

Program Studi

• Isi fakultas, jenjang (mis. S1, D3, Profesi), nama, dan singkatan program studi.
• Program studi menjadi unit yang diaudit (jenis unit UPPS) saat penjadwalan audit.
• Daftar program studi juga menjadi pilihan pada formulir pengajuan di halaman utama.

Menu Manajemen > Dokumen SPMI menyimpan dokumen kebijakan, manual, standar, dan formulir mutu.

• Isian - Kode, judul, penanggung jawab, unit terkait, versi, tanggal efektif, deskripsi, dan tautan dokumen (mis. Google Drive). Berkasnya sendiri disimpan di luar sistem.
• Kategori - Standar, Manual, Kebijakan, Prosedur, Formulir, atau Instruksi Kerja.
• Status - Draft, Dalam Review, Disetujui, Publikasi, atau Usang. Hanya dokumen berstatus Publikasi yang terlihat oleh peran lain dan bisa dipilih sebagai bukti audit atau tindak lanjut RTM.
• Batch Upload - Unggah banyak dokumen sekaligus dari berkas Excel atau CSV.

Jadwal dibuat oleh Admin atau Super Admin di menu Audit > Jadwal. Peran lain hanya dapat melihatnya.

Menjadwalkan RTM

Setelah Laporan AMI disahkan, tombol Buat RTM muncul di menu Hasil Audit. Isi tanggal dan durasi RTM, pemimpin rapat, serta jenis kegiatan. Auditee audit tersebut otomatis menjadi peserta. Jadwal RTM bisa diubah di menu RTM dan RTL > Jadwal RTM.

Penilaian dilakukan di menu Audit > Pelaksanaan, tombol Mulai Audit. Tombol ini muncul bagi anggota tim auditor sejak tanggal audit sampai batas waktu proses audit, dan meminta token akses audit tersebut.

Penilaian Butir

• Pilih skor setiap butir sesuai formulir Penilaian AMI: Temuan Positif (4), Observasi (3), KTS Minor (2), KTS Mayor (1), atau KTS Mayor (0). KTS berarti ketidaksesuaian. Skor 0 adalah nilai sah dan ikut dihitung, berbeda dengan butir yang belum dinilai.
• Kolom Kriteria Penilaian di sebelah kanan menampilkan penjelasan skor yang dipilih, sesuai rubrik instrumen. Buka Lihat semua kriteria skor untuk membandingkan seluruh skor. Rubrik dikelola admin di menu Butir.
• Isi Catatan Temuan dan, bila perlu, Rekomendasi. Catatan temuan wajib untuk Observasi, KTS Minor, dan KTS Mayor, karena itulah yang dibahas di RTM; untuk Temuan Positif boleh dikosongkan.
• Isi Checklist Dokumen di bagian atas setiap kriteria: buka tautan yang diberikan auditee, pilih Kelengkapan Dokumen (Ada Lengkap, Ada Tidak Lengkap, atau Tidak Ada), dan tulis Catatan Temuan bila perlu. Checklist boleh diisi bertahap dan tidak menghalangi penyelesaian audit.
• Periksa bukti per butir yang dilampirkan auditee (tautan atau Dokumen SPMI).
• Tombol Simpan Draf Penilaian menyimpan pekerjaan tanpa menyelesaikan audit.

Menyelesaikan Audit

Hanya Ketua Tim Auditor (atau admin) yang dapat menekan Selesaikan Audit, dan semua butir harus sudah dinilai. Status audit lalu menjadi Selesai dan hasilnya tampil di menu Hasil Audit.

Menu Audit > Hasil Audit menampilkan audit yang sudah selesai. Anggota tim membukanya dengan token akses; admin dapat membuka semuanya.

Bagian Audit Dokumen (Checklist Dokumen) merekap kelengkapan dokumen per kriteria: total dokumen, jumlah dan persentase Ada Lengkap, Ada Tidak Lengkap, dan Tidak Ada, beserta rincian tiap dokumen. Rekap yang sama, berikut daftar dokumen yang belum lengkap, masuk ke Laporan AMI.

• Ringkasan Skor - Capaian per kriteria dan per sub kriteria beserta grafiknya.
• Analisa per Kriteria - Diisi oleh tim auditor, tersimpan otomatis.
• Tanda Tangan - Ketua Tim Auditor dan Ketua Auditee menandatangani laporan dengan menggambar langsung atau mengunggah gambar.
• Sahkan Laporan AMI - Dilakukan admin setelah kedua ketua menandatangani. Tanda tangan pejabat dari Pengaturan > Pengesahan disematkan dan status menjadi Disetujui. Setelah itu analisa dan tanda tangan terkunci.
• Unduh Laporan - Laporan AMI dalam PDF dan DOCX, lengkap dengan sampul, lembar pengesahan, kata pengantar, dan daftar isi.

RTM meninjau temuan audit dan merumuskan rencana tindak lanjut. Tahapannya:

1. Penjadwalan RTM

Dijadwalkan admin dari menu Hasil Audit setelah Laporan AMI disahkan (lihat bagian Jadwal Audit dan RTM).

2. Pelaksanaan RTM

Di menu RTM dan RTL > Pelaksanaan, pemimpin dan peserta RTM menekan Mulai RTM (dengan token RTM) dalam rentang tanggal RTM. Halaman hanya menampilkan butir yang menjadi temuan, dengan kolom yang mengikuti formulir RTM Lembaga Penjaminan Mutu (siklus PPEPP):

• Evaluasi - Temuan audit: kategori (Observasi, Minor, atau Mayor), catatan auditor, dan bukti dokumen audit. Kolom ini hanya dibaca.
• Pengendalian - Tanggapan RTM, Rencana Tindak Lanjut, Penanggung Jawab, dan Waktu Penyelesaian. Tiga yang terakhir wajib diisi untuk setiap temuan. Dokumen Pendukung (tautan atau Dokumen SPMI beserta komentar) bersifat opsional.
• Status dan Peningkatan - Status tindak lanjut (Belum Dimulai, Dalam Proses, atau Selesai) dan uraian peningkatan standar.

Tekan Simpan Draf untuk menyimpan sementara. Selesaikan RTM hanya tersedia bagi pemimpin RTM atau admin, dan baru bisa dilakukan setelah rencana tindak lanjut, penanggung jawab, dan waktu penyelesaian setiap temuan terisi. Setelah RTM selesai, keempat isian Pengendalian terkunci.

3. Hasil RTM

Menu Hasil RTM menampilkan RTM yang selesai. Pemimpin RTM atau admin menekan Sahkan Laporan agar tanda tangan pejabat disematkan. Laporan RTM dan Laporan RTL dapat diunduh dalam PDF dan DOCX, dan memuat seluruh kolom formulir RTM.

Halaman Lihat Hasil juga menjadi tempat pemantauan tindak lanjut: pemimpin RTM, peserta RTM, atau admin memperbarui Status dan Peningkatan setiap temuan seiring tindak lanjut berjalan, lalu menekan Simpan Pemantauan. Waktu penyelesaian yang sudah lewat padahal statusnya belum Selesai diberi tanda terlewat.

4. Rencana Tindak Lanjut (RTL)

RTL dirumuskan di dalam RTM, sehingga tidak dijadwalkan terpisah. Menu Rencana Tindak Lanjut merekap setiap RTM: jumlah temuan, berapa yang sudah memiliki rencana tindak lanjut, berapa yang tindak lanjutnya sudah selesai, status RTL (Disusun, Final, atau Disahkan), dan unduhan Laporan RTL. Tombol Lihat RTL membuka halaman pemantauan di atas.

Jadwal audit untuk unit Anda tampil di menu Audit > Jadwal dan Audit > Pelaksanaan, serta di bagian Tugas Saya pada Dasbor.

• Lihat tanggal audit, rentang pengisian dokumen, dan sisa harinya.
• Ketahui auditor yang ditugaskan dan instrumen yang dipakai.
• Lihat token akses pada tabel jadwal (hanya untuk anggota tim). Token juga dikirim lewat email jadwal.

Tugas utama auditee adalah melengkapi bukti mutu untuk setiap butir dalam ruang lingkup audit.

Setelah audit selesai, buka menu Audit > Hasil Audit dengan token akses.

• Lihat nilai dan catatan temuan auditor untuk setiap butir, serta skor per kriteria.
• Ketua Auditee menandatangani laporan dengan menggambar langsung atau mengunggah gambar.
• Unduh Laporan AMI dalam PDF atau DOCX.
• Temuan dibahas pada RTM, lalu tindak lanjutnya diisi pada Pelaksanaan RTM.

Halaman pelaksanaan dan hasil audit maupun RTM meminta Token Akses sebagai verifikasi kedua, selain keanggotaan dalam tim.

• Token dibuat otomatis saat jadwal disimpan, dikirim lewat email jadwal, dan tampil di tabel bagi anggota tim.
• Masukkan token pada jendela yang muncul saat menekan tombol aksi (Lengkapi Dokumen, Mulai Audit, Lihat Hasil, Mulai RTM).
• Centang Simpan token untuk sesi ini agar tidak perlu memasukkannya lagi sampai Anda keluar.
• Salah token lebih dari 5 kali dalam satu menit membuat percobaan berikutnya ditahan sementara.